Deutschland wandelt sich vom Produktions- zur Dienstleistungs-Nation. Fast 70% der Bruttowertschöpfung in Deutschland findet im Dienstleistungsbereich statt. Gleichzeitig wächst der Anspruch der Kunden. Durch die hohe Digitalisierung und Vernetzung sämtlicher Lebensbereiche verändert sich die Wahrnehmung. Informationen müssen sofort verfügbar sein, Anfragen zeitnah bearbeitet werden.
Obwohl die Dienstleistungen für Unternehmen immer wichtiger werden, erfolgt die Implementierung von Dienstleistungsprozessen meist mittels Versuch und Irrtum.
Service Blueprinting bietet hier einen strukturierten Ansatz, Dienstleistungsprozesse kundenorientiert zu gestalten. Die Methode eröffnet dabei die Möglichkeit bei bestehenden Prozessen Optimierungspotentiale aufzudecken und Auswirkungen zukünftiger Prozesse im Vorfeld zu analysieren.
Service Blueprinting
Service Blueprinting ist eine Methode zur Analyse, Visualisierung und Optimierung von Dienstleistungsprozessen. Der Service Blueprint vereint sowohl die Sicht des Kunden, als auch die Sicht des Anbieters auf die Dienstleistung. Aus dem Blueprint wird sichtbar, wie die Komponenten des Services miteinander verzahnt sind.
Der Verlauf der Dienstleistung wird dabei in einem Ablaufdiagramm beschrieben. Dieses wird horizontal in folgende Bereiche unterteilt:
- Physikalischer Beweis
Dies sind die „physikalischen“ Dinge, mit denen der Kunde während der Nutzung in Kontakt kommt. Dies kann zum Beispiel die Webseite der Firma, der Stand auf der Messe oder auch ein Katalog oder Prospekt sein. - Handlungen des Kunden
Die Handlungen des Kunden beinhalten die einzelnen Schritte, welche der Kunde während des Prozesses durchläuft. - Handlungen des Anbieters
Die Handlungen des Anbieters ist für den Kunden der sichtbare Teil der Dienstleistung. Hier findet eine direkte Interaktion zwischen Kunden und Mitarbeiter der Firma statt. - Aktivitäten im Hintergrund
Dies sind alle Aktionen, die das Unternehmen im Hintergrund durchführt, welche für die Nutzer nicht sichtbar sind. - Interne Hintergrundprozesse
Dies sind unterstützende Prozesse für den Dienstleistungsprozess.
Besonders an dieser Methode ist, dass nicht nur die Bereiche abgebildet werden, welche für den Kunden unmittelbar erlebbar sind, sondern dass auch die „unsichtbaren“ Prozesse im Hintergrund betrachtet werden. Gerade diese Prozesse bergen die Gefahr, sich negativ auf einen Prozess auszuwirken. So müssen die nötigen Infrastrukturen für den neuen Prozess bereitgestellt und auch die beteiligten Akteure im Hintergrund müssen reibungslos untereinander und mit den Mitarbeitern mit direktem Kundenkontakt zusammenarbeiten. Arbeiten zum Beispiel Innen- und Außendienst nicht oder nur ungenügend miteinander oder ist die IT-Infrastruktur unzuverlässig, können die besten Vordergrund-Prozesse kaum optimal ihre Wirkung entfalten.
Schnellere Reaktionszeiten durch digitale Leaderfassung
Als praktisches Beispiel für den Service Blueprint soll uns nun der Prozess „Messebesuch“ dienen. In unserem Beispiel soll untersucht werden, wie sich dieser Prozess bei der Einführung von VERMO cloud, einer App zur Leaderfassung, verändert. Zunächst wird der IST-Zustand untersucht.
Die Handlungen des Kunden (2) sind recht überschaubar. Er trifft am Messestand ein, lässt sich beraten und erhält einige Zeit später die gewünschten Prospekte zugesendet. Auffällig ist, dass das Gespräch und der Versand weit auseinander liegen. Je nach Dauer dieser Prozessunterbrechung aus Sicht des Kunden, besteht die Gefahr, dass er sich nicht mehr an den Inhalt des Gespräches erinnert oder längst zur Konkurrenz gewechselt ist.
Der Grund für diese Verzögerung lässt sich gut anhand des Blueprints erklären, wenn man hinter Kulissen schaut. Die Notizen zum Gespräch und die Kontaktdaten wurden auf dem Messebogen festgehalten. Dieser wird nach Beendigung der Messe von einem Mitarbeiter des Innendiensts weiter verarbeitet. Hier tritt die erste Verzögerung im Prozessablauf ein. Der Inhalt des Messebogens wird in das CRM übertragen. Der Medienbruch (analog – digital) bei diesem Schritt birgt zudem die Gefahr, dass es zu fehlerhaften Eingaben kommt. Am Ende der Prozesskette steht der Versand der Produktinformationen an den Kunden. Dies ist der Prozessschritt welcher für den Kunden wieder sichtbar ist. Die Zwischenschritte sind für ihn nicht ersichtlich, jedoch nimmt er wahr, dass die gewünschte Information verhältnismäßig spät bei ihm eintrifft.
Die Schwachstellen des alten Prozesses sind die zeitverzögerten manuellen Schritte im Hintergrund und die vorhandenen Medienbrüche.
Anders gestaltet sich der gleiche Prozess mit Unterstützung der VERMO cloud App. Mit Absenden des Gespräches werden die Kundendaten automatisch ins CRM übertragen. Lange Bearbeitungszeiten und unnötige Medienbrüche entfallen. Für den Kunden der markanteste Unterschied ist, dass er die gewünschten Produktinformationen unmittelbar erhält.
Fazit
Die Anwendung von Service Blueprinting bietet eine Reihe von Vorteilen:
Leichtes Verständnis ermöglicht interdisziplinäre Zusammenarbeit
Die Service Blueprints können nach einer kurzen Einführung auch von einem Laien gut verstanden werden. Wenn in einem Workshop Vertreter von verschiedenen Abteilungen gemeinsam an Prozessverbesserungen arbeiten, stellt der Blueprint ein gutes gemeinsames Kommunikationsmedium dar.
Schwachstellen werden schon vor der Implementierung sichtbar
Vorteil der Methode ist, dass Auswirkungen auf den Serviceprozess bereits vor der Implementierung sichtbar werden. Dadurch können potentielle Schwierigkeit schon auf dem Reißbrett behoben werden, bevor Kosten entstehen oder Kunden verärgert werden.
Auswirkungen auf andere Abteilungen werden früh sichtbar
Durch die Einbeziehung der Ebenen „Aktivitäten im Hintergrund“ und „Interne Hintergrundprozesse“ werden Auswirkungen auf Abteilungen im Unternehmen sichtbar, welche auf den ersten Blick nicht von dem jeweiligen Prozess nicht betroffen scheinen. Somit können diese Abteilungen rechtzeitig mit eingebunden werden.
Silodenken wird minimiert
Werden beim Aufbau des neuen Prozesses Vertreter mehrerer Abteilungen mit einbezogen, kann Service Blueprinting helfen, das Silodenken der einzelnen Parteien abzubauen. Mittels des Service Blueprints können Zusammenhänge der einzelnen Prozessschritte leicht klargemacht werden und Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Abteilungen/Teams aufgezeigt werden.
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